Actividad:
1. Leer detenidamente.
2. Realizar un ejemplo de :
3. Carta.
4. Circular.
5. Minuta.
6. Memorandum
7.Aviso.
8. Dichos documentos se realizarán en
Word y se enviarán al correo del profesor.
REDACCIÓN DE DOCUMENTOS
EJECUTIVOS Y TÉCNICOS
Cualidades de la redacción de los
documentos técnicos y ejecutivos.
Redactar, según el
diccionario, es contar por escrito sucesos o hechos, acordados o realizados con
anterioridad. Es poner en forma escrita el pensamiento, y por ello, actividad
humana de lo más frecuente en toda la sociedad civilizada.
Su propósito es combinar palabras, frases,
oraciones, cláusulas, párrafos y textos, para vestir las ideas ya elaboradas,
de manera que se produzca un todo correcto, grato y armonioso, capaz de ser
debidamente comprendido.
Redacción como medio de comunicación. Para
redactar utilizamos el lenguaje. El lenguaje cumple esencialmente dos funciones
en el hombre: sirve para que se exprese a sí mismo y para que se comunique con
los demás; por tanto, tiene una misión de carácter individual y otra social. Su
papel comunicativo convierte al lenguaje en el atributo cúspide del hombre como
ser social. Al redactar debemos cuidar tanto los aspectos formales, es decir,
detalles físicos de la presentación, como los aspectos del contenido del
escrito. Cualquier persona interesada en el arte de redactar debe poner sumo
interés para que sus escritos reúnan cualidades que den calidad a los mismos.
Dentro de estas cualidades
tenemos:
Claridad. Se dice que un escrito es claro cuando es fácilmente
comprensible para el mayor número de lectores. La claridad se logra procurando
no emplear términos, vocablos confusos, tecnicismos que se presten a presentar
dudas en el lector. Por pequeño que sea el escrito, el redactor debe
preocuparse por que sea comprensible y para ello nada mejor que seleccionar las
palabras que tengan un sentido exacto de lo que quiere decirse. Debe cuidarse
la claridad lexical, fraseológica y estructural.
Concisión. Enfoque directo del asunto a tratar, sin ambages ni
rodeos inútiles. Como equivalente de brevedad, impide la redundancia, ya que el
redactor emplea las palabras necesarias con las que facilita la inmediata
comprensión al lector: Actualmente se prefiere la economía y la funcionalidad
en todos los órdenes de la actividad humana. Cuando se logra la concisión y
exactitud en la frase, se es generoso en sentido; el redactor logra más rápido
la atención del lector.
Sencillez. Se refiere al escrito sin afectación ni formalismos.
Como característica de llaneza, la sencillez imprime a la redacción un tono de
veracidad expresiva que la hace efectiva y atractiva.
Adecuación. Es adaptar el escrito a la comprensión del lector. Es
decir el redactor no debe dirigirse a todos de la misma manera, el lenguaje
debe adaptarse al lector-destinatario, al tema y a la situación en la cual se
produce la comunicación. Para cada caso hay que adecuar el lenguaje al
destinatario, para un informe, una nota de prensa, una carta familiar... sin
duda se requiere de una redacción distinta para cada caso, ello conduce a que
el destinatario capte de inmediato su atención.
Originalidad. Se dice que es el sello que refleja la personalidad
del autor. Como determinante de la personalidad creativa, significa que el
redactor debe crear formas propias de pensamiento, a fin de evitar la rutina en
el escrito. Al escrito hay que imponerle estilo y fuerza expresiva, en
consecuencia deben eliminarse las fórmulas tradicionales.
Ordenación.
Se refiere al orden funcional de las distintas partes del escrito, como factor
de la claridad, obliga a que los elementos que conforman un escrito (principio,
medio y fin) se ordenen en forma lógica y cronológica y no al azar, ya que cada
una de esas partes tiene una misión que cumplir, según el tipo de documento. Si
se quiere llevar al lector hasta el fin del documento el comienzo ha de ser
interesante, motivador, pero mantener esa atención durante el desarrollo del
mismo para que se logre la efectividad se cumpla con su cometido.
Interés: Es el estímulo que se presenta al lector para que avance
en la lectura del documento. Constituye el vehículo que maneja el redactor para
llevar al lector hasta el final del escrito, sin que pierda la atención en el
contenido de cada párrafo.
Actualidad. Se refiere al enfoque que debe darse a la redacción, un
enfoque moderno del tema, lejos de palabras y fórmulas estereotipadas, debe
usarse un lenguaje moderno con agilidad y vigencia en los aspectos de
redacción.
A
continuación se describirán los documentos ejecutivos y técnicos, así como las
características más importantes que deben tener los mismos:
LA CARTA
Dentro de lo tradicional y con
apego a los principios clásicos, una carta no es más que un escrito destinado a
cumplir con una finalidad concreta, generalmente formularia o de trámite. De
igual forma la carta se define como “una conversación a distancia armónica,
meditada y en reposo.
Características:
·
Borra distancias permitiendo la comunicación con
lugares alejados.
·
Tiende una especie de puente entre las personas
que a veces ni siquiera se conocen.
·
A través de ella se crean o impulsan, se mejoran
o se restauran las operaciones comerciales, las relaciones administrativas y
las actividades profesionales.
·
Lo escrito tiene de ordinario más valor
comercial que lo expresado oralmente, por constituir un registro visible o
prueba concreta que se puede consultar en cualquier momento.
·
Cuando se escribe se dispone del tiempo
necesario para pensar, planear y organizar ideas; consultar diccionarios y
fuentes; corregir, resumir y concretar los diferentes puntos de vista.
La carta comercial es para una empresa o agencia, un
representante o una embajadora con el propósito de crear buena impresión.
Ejemplo de carta:
________________________________________________________________________________
Huejutla, Hgo. A 22 de diciembre de 2010
A quien corresponda:
Con agrado y complacencia me he
enterado de que ustedes tienen necesidad de una secretaria ejecutiva; por ello
me dirijo a ustedes para pedirles la oportunidad de una entrevista personal con
el fin de ofrecerles mis servicios para el puesto que requieren, ya que me
hallo perfectamente capacitada para ello.
Esperando una respuesta favorable a esta mi
solicitud, quedo de ustedes agradecida.
Atentamente
María Luisa Rodríguez
Espíndola
________________________________________________________________________________
CIRCULAR
Conforme a la Real Academia, la
palabra circular tiene dos acepciones: 1) orden que una autoridad superior
dirige a sus subalternos en escala jerárquica, y 2) cada una de las cartas o
avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para ponerlas en
conocimiento de alguna situación.
Características:
·
La circular tiene como margen izquierdo 4 cm,
margen derecho 3 cm, margen superior 4 cm y margen inferior 3 cm y debe
mecanografiarse dejando un renglón sencillo entre líneas y dos renglones entre
párrafos.
·
La circular se clasifica en: circular externa y
circular interna.
·
La circular interna (o general) es utilizada
para dar a conocer internamente las actividades de la entidad, así como las
normas generales, cambios políticos, disposiciones, órdenes y asuntos de
interés común.
·
La circular externa (o carta circular), es la
comunicación utilizada por una empresa para dar a conocer a sus clientes,
proveedores o distribuidores, productos o servicios u otras.
Ejemplo de circular:
________________________________________________________________________________
León, Gto., 2 de julio de 2010
C. LIC. GERENTES DE
ZONA
PRESENTES
Con
fecha 10 de septiembre del año actual, toda la línea de acumuladores cambiará
de diseño e infraestructura interna, conforme las especificaciones que se
indican en los catálogos anexos a la presente Circular, incrementándose precios
de venta aproximadamente en un 21.5%.
Lo anterior se
hace del conocimiento de ustedes para que a la brevedad, distribuyan entre los
concesionarios de esta Empresa los pedidos pendientes y logremos agotar antes
de la fecha citada los inventarios actuales que existen en los almacenes
centrales, con la finalidad de poder sacar al mercado la nueva producción.
Atentamente
EL GERENTE DE PRODUCCIÓN
ING. PANFILO G. ACOSTA JIMENEZ
DIRECCIÓN GENERAL
________________________________________________________________________________
MINUTA
Extracto o borrador que se hace de un contrato u Otro asunto,
anotando las cláusulas o partes esenciales, para copiarlo después y extenderlo
con todas las formalidades necesarias para su perfección.
Borrador de un oficio,
exposición, orden, etc., para copiarlo en limpio.
Borrador original que en una oficina queda de cada orden o
comunicación expedida por ella. Anotación que por escrito se hace de algo para
tenerlo presente.
Ejemplo de minuta:
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MINUTA DE TRABAJO
01/10
Objetivo de la
reunión: Tomar acuerdos para la realización de actividades de la academia
Lugar y Fecha de la
reunión: Sala de Juntas, Coordinación de la Academia de Expresión Oral y
Escrita. Edificio K de la UHTHH. Martes 21 de septiembre de 2010 Hora: 11:00
AM.
ASISTENTES:
C. Lic. Gliceye Zumaya Sánchez
Prof. De asignatura en la material de expresión
C. Lic. Griselda Rodríguez Espinosa
Prof. De asignatura en la materia de expresión
C. Lic. Damián Carballo Rendón
Prof. De asignatura en la materia de expresión
C. Lic. Juan Antonio Sánchez Trejo
Prof. De asignatura en la materia de formación sociocultural
C. Lic. Guadalupe Arizmendis Martínez
Prof. De asignatura en la materia de expresión
C. Lic. Raúl Morales Téllez
Coordinador de la Academia de Expresión Oral
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AVISO.
Noticia o advertencia que se comunica a alguien. Los avisos se
utilizan tanto para la cartelera interna de la empresa como para su publicación
en los medios.
Siempre se transmite mejor la propuesta si se conoce el análisis
de tareas del puesto a cubrir, sin ser excluyente para su redacción.
La confección de avisos no es privativa de consultores cuando se
decide una contratación externa, en muchos casos las empresas prefieren
redactar sus propios avisos para luego derivárselos al consultor.
La elaboración de un aviso
desde el interior de la empresa ayuda a precisar la necesidad del puesto,
pensar en las tareas y en el perfil del postulante, contribuyendo a clarificar
a quien lo solicita, incluso en cuanto a los roles del organigrama.
MEMORANDO: El “memo”
como familiarmente se llama, es una comunicación interna, generalmente
originado por cualquier miembro de la empresa, y destinado a cualquier nivel de
comunicación empresarial (descendente, ascendente y horizontal). Predomina el
memorando que dirige el jefe de una dependencia a sus subalternos para dar
instrucciones, informes, comunicar decisiones, anunciar innovaciones en el
trabajo, publicar, ofrecer listas de precios, etc.
Mun buena info. gracias!! ;)
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