miércoles, 28 de marzo de 2012

DOCUMENTOS EJECUTIVOS



Actividad:
1.   Leer detenidamente.
2.   Realizar un ejemplo de :
3.   Carta.
4.   Circular.
5.   Minuta.
6. Memorandum
7.Aviso.
8.   Dichos documentos se realizarán en Word y se enviarán al correo del profesor.


REDACCIÓN DE DOCUMENTOS EJECUTIVOS Y TÉCNICOS
Cualidades de la redacción de los documentos técnicos y ejecutivos.

Redactar, según el diccionario, es contar por escrito sucesos o hechos, acordados o realizados con anterioridad. Es poner en forma escrita el pensamiento, y por ello, actividad humana de lo más frecuente en toda la sociedad civilizada.
 Su propósito es combinar palabras, frases, oraciones, cláusulas, párrafos y textos, para vestir las ideas ya elaboradas, de manera que se produzca un todo correcto, grato y armonioso, capaz de ser debidamente comprendido.
 Redacción como medio de comunicación. Para redactar utilizamos el lenguaje. El lenguaje cumple esencialmente dos funciones en el hombre: sirve para que se exprese a sí mismo y para que se comunique con los demás; por tanto, tiene una misión de carácter individual y otra social. Su papel comunicativo convierte al lenguaje en el atributo cúspide del hombre como ser social. Al redactar debemos cuidar tanto los aspectos formales, es decir, detalles físicos de la presentación, como los aspectos del contenido del escrito. Cualquier persona interesada en el arte de redactar debe poner sumo interés para que sus escritos reúnan cualidades que den calidad a los mismos.
Dentro de estas cualidades tenemos:
Claridad. Se dice que un escrito es claro cuando es fácilmente comprensible para el mayor número de lectores. La claridad se logra procurando no emplear términos, vocablos confusos, tecnicismos que se presten a presentar dudas en el lector. Por pequeño que sea el escrito, el redactor debe preocuparse por que sea comprensible y para ello nada mejor que seleccionar las palabras que tengan un sentido exacto de lo que quiere decirse. Debe cuidarse la claridad lexical, fraseológica y estructural.
Concisión. Enfoque directo del asunto a tratar, sin ambages ni rodeos inútiles. Como equivalente de brevedad, impide la redundancia, ya que el redactor emplea las palabras necesarias con las que facilita la inmediata comprensión al lector: Actualmente se prefiere la economía y la funcionalidad en todos los órdenes de la actividad humana. Cuando se logra la concisión y exactitud en la frase, se es generoso en sentido; el redactor logra más rápido la atención del lector.
Sencillez. Se refiere al escrito sin afectación ni formalismos. Como característica de llaneza, la sencillez imprime a la redacción un tono de veracidad expresiva que la hace efectiva y atractiva.
Adecuación. Es adaptar el escrito a la comprensión del lector. Es decir el redactor no debe dirigirse a todos de la misma manera, el lenguaje debe adaptarse al lector-destinatario, al tema y a la situación en la cual se produce la comunicación. Para cada caso hay que adecuar el lenguaje al destinatario, para un informe, una nota de prensa, una carta familiar... sin duda se requiere de una redacción distinta para cada caso, ello conduce a que el destinatario capte de inmediato su atención.
Originalidad. Se dice que es el sello que refleja la personalidad del autor. Como determinante de la personalidad creativa, significa que el redactor debe crear formas propias de pensamiento, a fin de evitar la rutina en el escrito. Al escrito hay que imponerle estilo y fuerza expresiva, en consecuencia deben eliminarse las fórmulas tradicionales.
 Ordenación. Se refiere al orden funcional de las distintas partes del escrito, como factor de la claridad, obliga a que los elementos que conforman un escrito (principio, medio y fin) se ordenen en forma lógica y cronológica y no al azar, ya que cada una de esas partes tiene una misión que cumplir, según el tipo de documento. Si se quiere llevar al lector hasta el fin del documento el comienzo ha de ser interesante, motivador, pero mantener esa atención durante el desarrollo del mismo para que se logre la efectividad se cumpla con su cometido.
Interés: Es el estímulo que se presenta al lector para que avance en la lectura del documento. Constituye el vehículo que maneja el redactor para llevar al lector hasta el final del escrito, sin que pierda la atención en el contenido de cada párrafo.
Actualidad. Se refiere al enfoque que debe darse a la redacción, un enfoque moderno del tema, lejos de palabras y fórmulas estereotipadas, debe usarse un lenguaje moderno con agilidad y vigencia en los aspectos de redacción.
 A continuación se describirán los documentos ejecutivos y técnicos, así como las características más importantes que deben tener los mismos:
LA CARTA
Dentro de lo tradicional y con apego a los principios clásicos, una carta no es más que un escrito destinado a cumplir con una finalidad concreta, generalmente formularia o de trámite. De igual forma la carta se define como “una conversación a distancia armónica, meditada y en reposo.
Características:
·         Borra distancias permitiendo la comunicación con lugares alejados.
·         Tiende una especie de puente entre las personas que a veces ni siquiera se conocen.
·         A través de ella se crean o impulsan, se mejoran o se restauran las operaciones comerciales, las relaciones administrativas y las actividades profesionales.
·         Lo escrito tiene de ordinario más valor comercial que lo expresado oralmente, por constituir un registro visible o prueba concreta que se puede consultar en cualquier momento.
·         Cuando se escribe se dispone del tiempo necesario para pensar, planear y organizar ideas; consultar diccionarios y fuentes; corregir, resumir y concretar los diferentes puntos de vista.

La carta comercial es para una empresa o agencia, un representante o una embajadora con el propósito de crear buena impresión.
Ejemplo de carta:
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 Huejutla, Hgo. A 22 de diciembre de 2010
A quien corresponda:
Con agrado y complacencia me he enterado de que ustedes tienen necesidad de una secretaria ejecutiva; por ello me dirijo a ustedes para pedirles la oportunidad de una entrevista personal con el fin de ofrecerles mis servicios para el puesto que requieren, ya que me hallo perfectamente capacitada para ello.
 Esperando una respuesta favorable a esta mi solicitud, quedo de ustedes agradecida.
Atentamente
María Luisa Rodríguez Espíndola
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CIRCULAR
Conforme a la Real Academia, la palabra circular tiene dos acepciones: 1) orden que una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerárquica, y 2) cada una de las cartas o avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para ponerlas en conocimiento de alguna situación.
Características:
·         La circular tiene como margen izquierdo 4 cm, margen derecho 3 cm, margen superior 4 cm y margen inferior 3 cm y debe mecanografiarse dejando un renglón sencillo entre líneas y dos renglones entre párrafos.
·         La circular se clasifica en: circular externa y circular interna.
·         La circular interna (o general) es utilizada para dar a conocer internamente las actividades de la entidad, así como las normas generales, cambios políticos, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.
·         La circular externa (o carta circular), es la comunicación utilizada por una empresa para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores, productos o servicios u otras.


Ejemplo de circular:
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León, Gto., 2 de julio de 2010
C. LIC. GERENTES DE ZONA
PRESENTES
                Con fecha 10 de septiembre del año actual, toda la línea de acumuladores cambiará de diseño e infraestructura interna, conforme las especificaciones que se indican en los catálogos anexos a la presente Circular, incrementándose precios de venta aproximadamente en un 21.5%.
Lo anterior se hace del conocimiento de ustedes para que a la brevedad, distribuyan entre los concesionarios de esta Empresa los pedidos pendientes y logremos agotar antes de la fecha citada los inventarios actuales que existen en los almacenes centrales, con la finalidad de poder sacar al mercado la nueva producción.
 Atentamente
EL GERENTE DE PRODUCCIÓN
ING. PANFILO G. ACOSTA JIMENEZ
DIRECCIÓN GENERAL

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MINUTA
Extracto o borrador que se hace de un contrato u Otro asunto, anotando las cláusulas o partes esenciales, para copiarlo después y extenderlo con todas las formalidades necesarias para su perfección.
 Borrador de un oficio, exposición, orden, etc., para copiarlo en limpio.
Borrador original que en una oficina queda de cada orden o comunicación expedida por ella. Anotación que por escrito se hace de algo para tenerlo presente.
Ejemplo de minuta:
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MINUTA DE TRABAJO
01/10
Objetivo de la reunión: Tomar acuerdos para la realización de actividades de la academia
Lugar y Fecha de la reunión: Sala de Juntas, Coordinación de la Academia de Expresión Oral y Escrita. Edificio K de la UHTHH. Martes 21 de septiembre de 2010 Hora: 11:00 AM.
ASISTENTES:
C. Lic. Gliceye Zumaya Sánchez
Prof. De asignatura en la material de expresión
C. Lic. Griselda Rodríguez Espinosa
Prof. De asignatura en la materia de expresión
C. Lic. Damián Carballo Rendón
Prof. De asignatura en la materia de expresión
C. Lic. Juan Antonio Sánchez Trejo
Prof. De asignatura en la materia de formación sociocultural
C. Lic. Guadalupe Arizmendis Martínez
Prof. De asignatura en la materia de expresión
C. Lic. Raúl Morales Téllez
Coordinador de la Academia de Expresión Oral
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AVISO.

Noticia o advertencia que se comunica a alguien. Los avisos se utilizan tanto para la cartelera interna de la empresa como para su publicación en los medios.

Siempre se transmite mejor la propuesta si se conoce el análisis de tareas del puesto a cubrir, sin ser excluyente para su redacción.

La confección de avisos no es privativa de consultores cuando se decide una contratación externa, en muchos casos las empresas prefieren redactar sus propios avisos para luego derivárselos al consultor.
 La elaboración de un aviso desde el interior de la empresa ayuda a precisar la necesidad del puesto, pensar en las tareas y en el perfil del postulante, contribuyendo a clarificar a quien lo solicita, incluso en cuanto a los roles del organigrama.
MEMORANDO: El “memo” como familiarmente se llama, es una comunicación interna, generalmente originado por cualquier miembro de la empresa, y destinado a cualquier nivel de comunicación empresarial (descendente, ascendente y horizontal). Predomina el memorando que dirige el jefe de una dependencia a sus subalternos para dar instrucciones, informes, comunicar decisiones, anunciar innovaciones en el trabajo, publicar, ofrecer listas de precios, etc.